Wagub Sumsel minta OPD kelola arsip manfaatkan teknologi

Palembang (ANTARA) - Wakil Gubernur Sumatera Selatan, Mawardi Yahya meminta organisasi perangkat daerah (OPD) di jajarannya mengembangkan pengelolaan arsip dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.

"Arsip merupakan data yang sangat berguna dalam mengambil kebijakan di masa mendatang sehingga teknik penyimpanan secara fisik bisa dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi informasi secara digital sehingga ketika dibutuhkan dapat dengan mudah memperolehnya tanpa harus membongkar gudang yang dipenuhi tumpukan kertas dokumen arsip," kata Wagub Mawardi, di Palembang, Kamis.

Menurut dia, dengan memanfaatkan teknologi, pengelolaan arsip bisa lebih mudah dan berapapun banyaknya lembaran dokumen yang akan disimpan tidak membutuhkan ruangan penyimpanan yang besar.

Arsip yang disimpan secara digital bisa dengan mudah dan cepat dilakukan pencarian, serta dokumennya pun dapat diperoleh secara lengkap karena tersimpan dalam satu file utuh.

Sementara arsip yang tetap dibutuhkan secara fisik untuk dasar hukum, tidak boleh diabaikan pengelolaannya dengan menyiapkan gudang penyimpanan yang aman dari air, api, rayap, dan hal lain yang bisa mengakibatkan kerusakan dokumen, katanya.

Dia menjelaskan, fungsi arsip sangat penting dalam mendukung pengambilan kebijakan pemerintah melakukan berbagai program pembangunan dan peningkatan kesejahteraan masyarakat.

Selain itu, arsip dewasa ini sangat dibutuhkan di tengah canggihnya teknologi dimana keaslian arsip kadang kala bisa dibuat duplikat melalui proses pemindaian (scanning) yang secara kasat mata sulit dibedakan mana arsip asli dan arsip palsu.

"Secanggih apapun yang namanya rekayasa jelas akan ada bedanya dengan arsip asli sehingga keasliannya harus menjadi prioritas," ujarnya.

Dewasa ini arsip konvensional dalam bentuk kertas yang memuat tulisan atau ketikan jauh lebih autentik jika dibanding dengan arsip secara digital yang rawan rusak secara sistem akibat serangan virus atau sejenisnya.

Sehubungan itu dia berharap pula kepada jajaran Dinas Kearsipan Sumatera Selatan membantu OPD mengelola arsipnya dan meningkatkan kinerja dengan tetap menjalankan fungsinya sekaligus ikut mengamankan semua dokumen arsip dalam menunjang kelancaran tugas dan fungsi pemerintah, kata Wagub Sumsel.