Palembang (ANTARA) - Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) Sumatera Selatan melakukan pemusnahan puluhan ribu arsip lembaga pemasyarakatan (lapas), rumah penyimpanan barang sitaan negara (rupbasan), dan kantor imigrasi.
"Pemusnahan arsip fasilitatif dan substantif milik lapas, rupbasan, dan kantor imigrasi itu sebagai bukti berhasilnya pengelolaan arsip digital di daerah ini," kata Kepala Kantor Wilayah Kemenkumham Sumsel Ilham Djaya di Palembang, Kamis.
Dia menjelaskan, berdasarkan data pada Agustus 2024 ini telah dilakukan pemusnahan 83.430 arsip dan dialihkan pengelolaannya ke arsip digital.
Arsip yang dimusnahkan itu berasal dari Lapas Kelas I Palembang, LPKA Palembang, Lapas Perempuan Kelas II A Palembang, Lapas Kelas II B Kayu Agung, dan Lapas Kelas II B Martapura.
Kemudian arsip milik Balai Pemasyarakatan (Bapas) Kelas I Palembang, Rupbasan Baturaja, dan
Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Muara Enim.
Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang telah lampau jadwal retensinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan telah dilakukan digitalisasi.
Dalam kearsipan, menurutnya, yang terpenting tidak hanya unsur pemusnahan, tapi bagaimana mengelola arsip aktif yang masih diperlukan dengan baik, efektif dan efisien.
Selain itu, pemusnahan arsip juga bertujuan mencegah terjadinya penyalahgunaan informasi dari arsip-arsip tersebut oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, kata Kakanwil Ilham.
Sementara Kepala Divisi Administrasi Kanwil Kemenkumham Sumsel Rahmi Widhiyanti ketika memimpin kegiatan pemusnahan arsip baru-baru ini mengatakan kegiatan pemusnahan itu merupakan wujud nyata dari upaya pengelolaan arsip pemerintahan secara digital.
“Peralihan pengelolaan data secara digital beberapa tahun terakhir, dirasakan memberi dampak positif terhadap efisiensi anggaran karena mengurangi biaya penyimpanan dan pemeliharaan arsip," ujarnya.
Menurut Rahmi, penilaian pengelolaan arsip Kementerian Hukum dan HAM menjadi salah satu yang terbaik dan telah mendapatkan penghargaan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Untuk itu, diharapkan pengelola arsip jajaran Kanwil Kemenkumham Sumsel bisa mempertahankan nilai indeks tata kelola arsip.
“Indeks pengelolaan arsip juga berpengaruh terhadap indeks reformasi birokrasi dan merupakan upaya mendukung program pemerintah untuk digitalisasi (paperless),” ujar Rahmi Widhiyanti.
"Pemusnahan arsip fasilitatif dan substantif milik lapas, rupbasan, dan kantor imigrasi itu sebagai bukti berhasilnya pengelolaan arsip digital di daerah ini," kata Kepala Kantor Wilayah Kemenkumham Sumsel Ilham Djaya di Palembang, Kamis.
Dia menjelaskan, berdasarkan data pada Agustus 2024 ini telah dilakukan pemusnahan 83.430 arsip dan dialihkan pengelolaannya ke arsip digital.
Arsip yang dimusnahkan itu berasal dari Lapas Kelas I Palembang, LPKA Palembang, Lapas Perempuan Kelas II A Palembang, Lapas Kelas II B Kayu Agung, dan Lapas Kelas II B Martapura.
Kemudian arsip milik Balai Pemasyarakatan (Bapas) Kelas I Palembang, Rupbasan Baturaja, dan
Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Muara Enim.
Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang telah lampau jadwal retensinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan telah dilakukan digitalisasi.
Dalam kearsipan, menurutnya, yang terpenting tidak hanya unsur pemusnahan, tapi bagaimana mengelola arsip aktif yang masih diperlukan dengan baik, efektif dan efisien.
Selain itu, pemusnahan arsip juga bertujuan mencegah terjadinya penyalahgunaan informasi dari arsip-arsip tersebut oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, kata Kakanwil Ilham.
Sementara Kepala Divisi Administrasi Kanwil Kemenkumham Sumsel Rahmi Widhiyanti ketika memimpin kegiatan pemusnahan arsip baru-baru ini mengatakan kegiatan pemusnahan itu merupakan wujud nyata dari upaya pengelolaan arsip pemerintahan secara digital.
“Peralihan pengelolaan data secara digital beberapa tahun terakhir, dirasakan memberi dampak positif terhadap efisiensi anggaran karena mengurangi biaya penyimpanan dan pemeliharaan arsip," ujarnya.
Menurut Rahmi, penilaian pengelolaan arsip Kementerian Hukum dan HAM menjadi salah satu yang terbaik dan telah mendapatkan penghargaan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Untuk itu, diharapkan pengelola arsip jajaran Kanwil Kemenkumham Sumsel bisa mempertahankan nilai indeks tata kelola arsip.
“Indeks pengelolaan arsip juga berpengaruh terhadap indeks reformasi birokrasi dan merupakan upaya mendukung program pemerintah untuk digitalisasi (paperless),” ujar Rahmi Widhiyanti.